メール送信系ロボット実行後のユーザー側の確認作業について

日本 フォーラム
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お世話になります。

ロボットの運用系の問合せになります。
投稿するフォーラムが違う場合はご指摘ください。

現在以下のようなメール送信ロボットを作成しています。
メールは下書き保存して、最後に人がメール内容を確認して送信するのですが、
確認作業が時間がかかるので、自動化した意味がないのではないか、と指摘されています。

皆様はメール送信ロボットを作成した際、ロボット利用者側の確認作業はどのようなルール決めをしているでしょうか。

■メール作成ロボット
概要：派遣スタッフへ、業務内容を記載したメールを送信する
①基幹システムから指定日の案件情報を取得
②スタッフ宛に案件情報のメール作成（下書き保存）
・指定日の案件は複数あります。
・案件毎に送信するスタッフは変わります。
・一日に100件以上メールを作成する必要があります。
→ 人が確認しようとすると基幹システムの案件情報とメール内容比較するので、自動化する前と手間は変わらないのではないか、という指摘を受けています。

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皆さんご意見ありがとうございました。

メール送信を直でやるのは危ない、ということになったのでロボットは下書きメールを作成し、
以下のマクロツールで確認作業を軽減して運用することにしました。

①下書きメール一斉送信マクロ：
確認して問題がなかった際に使うマクロ

②テキストファイルから下書きメール作成 or 送信ができるマクロ：
確認作業でメール文を修正する必要が出た時に使うマクロ
前提として、ロボットが下書きメール作成時、本文をテキストファイルとして出力するようにしました。
マクロにその本文を貼りつければ複数の指定の宛先へ下書きメール作成or送信ができます
※ロボットとの違いは基幹システムから情報取得しないことです。

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こんにちは。
そもそもRPAの導入は人の確認作業を省くためにあるので、ユーザ側にはその確認作業を省いていただくしかありません。つまりは現状、ユーザからロボットが信用されていないということです。

ユーザとトライアル期間を相談し、落とし所を擦り合わせましょう。例えばリリース後3ヶ月は人の目でメールを確認していただき、それで問題なければ以降は人の目による確認作業を廃止していただく運用にするのです。

ロボットが正常に動く実績を作って信用していただくしかありません。

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おけまるさんと同感ですね。
特に社外へのメールですと、まま取り返しのつかない事になりかねませんし、念には念をですね。

社内宛でしたら、こう言う対策したんで、次はもう間違えません！って事で笑って許していただきましょう…

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リスクの考え方（評価の仕方）は、会社それぞれで違いますし、業務によっても違うものなので、今回自動化したい業務のリスクをどう評価するかが重要かと思います。
まずは、業務（メール送信）のリスクを評価してみてはいかかでしょうか。

例えば、社内宛のメールが誤送信してもリスクが低いため、送信まで完全に自動化するとか。逆に社外宛のメールは下書きまで自動化するとか。もちろん、社外宛でも業務の内容によってリスクは様々なので、一様の対応ではなく柔軟に対応すべきかと思います。

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