Outlook body to excel

[nickenzo1998]

Hi,

A couple of times i recieve an email with answers form a questionnaire on my website. The body of the email is a long tekst with all the answers. I would like to transfer these answers to an excel file where each answer is on a differten row. Can someone help me? Below an example of how the answers appeared in the emai:

1. What is your function?

Answer Provided: ✓ test

Comments Entered: NA

etc. etc.

[vrdabberu (Varunraj Dabberu)]

Hi @nickenzo1998

=> Use assign activity and assign Initialize the Count (Int DataType) with 2.
=> Use Get Outlook Mail Messages to retrieve the mail and store the output in a variable.
=> Use For Each loop to iterate through mail messages.
=> Inside For Each loop use this in assign activity

Str_MailBody=currentitem.Body.ToString

=> Use the matches activity and pass the str_MailBody into matches activity and pass the output of the matches activity into the For Each activity and pass the (\d+\.[\s\S]*?Comments.*[A-Za-z]+) regex into that matches activity.

=> Use another For Each loop within the For Each loop to iterate through multiple questions.

str_OneQuestion=currentitem.ToString

Str_Question=System.Text.RegularExpressions.Regex.Match(str_OneQuestion,"(?<=\d.\s).*").Value

=> Use Write Cell workbook to write the extracted data.
=> Use the below syntax in another assign activity

Str_Answer=System.Text.RegularExpressions.Regex.Match(str_MailBody,"(?<=Answer Provided:\s).*").Value

=> Use Write Cell workbook to write the extracted data.
=> Use an assign activity and increase the Count by 1.
Count = Count + 1

Please check the below attached image

Regards

[nickenzo1998]

Hi,

Thank you for the explanation. I am still a beginner, and the steps are not entirely clear to me. Do you see a possibility to further clarify the steps? That would help me a lot.

Regards.

[vrdabberu (Varunraj Dabberu)]

Hi @nickenzo1998

Could you share sample questions and answers for reference.

Regards

[nickenzo1998]

Hi @vrdabberu,

Thank you for your quick reply. Below a representation of how the completed questionnaire ends up in my mailbox. The questions are in bold, and the answers are in italic. Is this sufficient? The other information is not usefull. Regards, Nick.

1. Wat is uw functie?

Answer Provided: ✓ test

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

2. Hoeveel fulltime equivalenten (FTE) heeft de business unit in dienst?

Answer Provided: ✓ test

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

3. Wat zijn in uw ogen de belangrijkste producten of diensten die de organisatie aanbiedt?
   (kernactiviteiten)

Answer Provided: ✓ test

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

4. Welke functie of afdeling is operationeel verantwoordelijk voor de kernactiviteiten van de organisatie?

Answer Provided: ✓ test

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

5. Zijn er specifieke uitdagingen, kansen of veranderingen binnen de organisatie die hebben geleid tot het uitvoeren van deze scan?
   (operatie kan de groei in sales niet aan, veranderende klantbehoeften, toetreden op nieuwe markten/segmenten, implementeren/voldoen aan ISO normen)

Answer Provided: ✓ test

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

6. Binnen onze organisatie hanteren we een gestructureerd proces voor continue verbetering (PDCA Cyclus, Plan Do Check Act).

Answer Provided: ✓ Sterk mee eens

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

7. Voor elk proces is er een aangewezen eigenaar die zowel verantwoordelijk is voor de prestaties als voor de optimalisatie ervan.

Answer Provided: ✓ Voor geen enkel proces is er een aangewezen eigenaar.

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

8. Welke systemen zijn essentieel bij het uitvoeren van de kernactiviteiten?

Answer Provided: ✓ test

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

9. De belangrijkste bedrijfsprocessen worden regelmatig geëvalueerd en bijgewerkt.

Answer Provided: ✓ Neutraal

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

10. Alle processen zijn vastgelegd en geborgd in een systeem (bijvoorbeeld workflowmanagement systemen)

Answer Provided: ✓ De meeste processen zijn vastgelegd en geborgd in een systeem.

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

11. Bij het vastleggen van processen is er onderscheid gemaakt tussen uitvoerende en ondersteunde processen.

Answer Provided: ✓ Sterk mee eens

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

12. Voor de belangrijkste processen zijn er KPI’s gedefinieerd.

Answer Provided: ✓ Voor geen enkel belangrijk proces zijn er KPI’s gedefinieerd

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

13. Op welke manier worden de prestaties van de processen gemeten?
    (bijvoorbeeld (proces)audits, dashboards, klanttevredenheidsmeting)

Answer Provided: ✓ test

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

14. Er wordt gebruikt gemaakt van technologieën om processen te automatiseren en optimaliseren.

Answer Provided: ✓ Sommige processen worden geautomatiseerd en geoptimaliseerd met behulp van technologieën

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

15. De visie, missie en doelstellingen komen duidelijk terug in de processen.

Answer Provided: ✓ Sterk mee oneens

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

16. Binnen de organisatie wordt procesgericht werken actief gepromoot.

Answer Provided: ✓ Neutraal

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

17. Informatie met betrekking tot de bedrijfsprocessen is toegankelijk voor de betrokken medewerkers.

Answer Provided: ✓ Mee oneens

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

18. Procesbeschrijvingen worden actief gebruikt door medewerkers binnen de organisatie.

Answer Provided: ✓ Zelden

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

19. De organisatie is in staat zich aan te passen aan veranderingen in de omgeving.

Answer Provided: ✓ Sterk mee oneens

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

20. Er is in de organisatie budget en capaciteit beschikbaar specifiek voor procesverbetering.

Answer Provided: ✓ Ja, er is in de organisatie budget en capaciteit beschikbaar specifiek voor procesverbetering.

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

21. Klanttevredenheid wordt gemeten en gebruikt als input voor procesverbetering.

Answer Provided: ✓ Klanttevredenheid wordt soms gemeten en gebruikt als input voor procesverbetering.

Correct Answer: NA

Comments Entered: NA

[vrdabberu (Varunraj Dabberu)]

Hi @nickenzo1998

Please find the below attached workflow file.

BlankProcess14.zip (155.8 KB)

Output:

Hope it helps!!
Regards

[nickenzo1998]

Hi @vrdabberu,

You are a true legend! Thanks a lot for the help It works perfectly!
Have a nice day.

Regards,

Nick

[vrdabberu (Varunraj Dabberu)]

Hi @nickenzo1998

Thank you. If you find the solution for your query then do please mark my solution as solution.

Happy Automation!!