Agent Pageant submission type
maestro-mind
Full name
Dagmara Romanek
Team name
The BonsAI
Team members
How many agents do you use
multiple-agents
Industry category in which use case would best fit in (Select up to 2 industries)
hr
Complexity level
advanced
Summary (abstract)
Proces rekrutacyjny, setki CV i każde z nich ma inną strukturę - szukanie w nich informacji jest czasochłonne. Do tego dane z formularza zgłoszeniowego, niby ustrukturyzowane, ale czasem niezgodne z tym co napisane w CV. A wszytsko to rozsypane po różnych miejscach na dysku i zapoznanie się z tym to udręka.
A co gdyby Agenci zadbali o ustrukturyzowanie tych danych i pomogli we wstępnej analizie kandydatów względem wymogów takich jak oferta pracy czy spisana lista aspektów, na których zależy Team Lederom? Od teraz to możliwe!
Detailed problem statement
Proces zbierania i strukturyzacji informacji o kandydatach w procesie rekrutacyjnym pozostaje czasochłonny i podatny na błędy, mimo standardu wielu firm jakim jest wypełnienie formularzy zgłoszeniowych.
Odpowiedzi w formularzach często nie pokrywają się z doświadczeniem w CV, a brak systemów do przechowywania zgłoszeń powoduje rozdzielenie w procesie załączników od odpowiedzi formularza. Ponadto wartościowi kandydaci mogą zostać pominięci, np. gdy zgłoszą się poza oficjalnym okresem rekrutacji lub niewłaściwą ścieżką (email). Nasze rozwiązanie ma usprawnić zbieranie jak i analizę zgłoszeń, zwiększyć spójność danych, umożliwić szybsze i bardziej rzetelne podejmowanie decyzji rekrutacyjnych oraz przygotowanie rekrutera do rozmów z kandydatami. Ważna jest również dbałość o komunikację z kandydatami drogą mailową (PR firmy) i nie pozostawianie ich zapytań bez odpowiedzi.
Detailed solution
Pierwszym zadaniem jest monitorowanie skrzynki mailowej (Outlook) w celu udzielania odpowiedzi na pytania kandydatów (AnswerGenerator Agent - w oparciu o wiedzę organizacji), instruowania ich o formalnej ścieżce zgłoszenia (formularz Jotform) oraz wskazywania braków w CV, które kandydat może uzupełnić przed zgłoszeniem się drogą formalną (RPA, Agenci, IXP, Apps dla Eskalacji, DataFabric, GenAI Activities). Bezpieczeństwa pilnuje PhishGuard Agent, który nie dopuszcza do procesowania maili podejrzanych i niebezpiecznych.
Drugim zadaniem procesu jest zbieranie odpowiedzi z nadesłanych formularzy Jotform (RPA) i strukturyzacja danych załączonego CV (RPA, IXP), w celu budowania jednego spójnego źródła wiedzy o kandydatach. Ponadto Agent ProfileFit&Questions analizuje dane, wskazuje rozbieżności formularza vs CV oraz pomaga w ocenie kandydatów względem wymagań na dane stanowisko pracy wynikających z oferty pracy i wewnętrznych wymogów Team Leaderów (wiedza organizacji), co pozwoli przyspieszyć i ułatwić rekruterom analizę sylwetek kandydatów. Agent również przygotowuje listę indywidualnych pytań do kandydata, co również pomaga w przygotowaniu się do rozmowy rekrutacyjnej przez rekrutera.
Narrated video link (sample: https://bit.ly/4pvuNEL)
Expected impact of this automation
Wymagana liczba FTE do przeprowadzenia procesu =((240 zgłoszeń * 10min)/ 60 / 130 h) = 0,3 FTE
Estymacja „FTE savings" =0,3 FTE * 95% (skuteczność automatyzacji) * 50% (szacowane skrócenie czasu pracy po automatyzacji) = 0.14 FTE
-
Skrócenie czasu procesu
*Proces strukturyzuje informacje i przyspieszy czas zapoznania się z nimi
*Agenci podsumowują sylwetkę kandydata, listują rozbieżności pomiędzy CV a formularzem, porównują z wymaganiami na stanowisko udzielając swojej opinii pomagają w ocenie kandydata - tó również skraca czas rekrutera na zapoznanie się z danymi
*Agent przygotowuje pytania do rozmowy rekrutacyjnej dopasowane do danego kandydata co również skraca czas przygotowania do kolejnego kroku jakim jest rozmowa rekrutacyjna
*Proces umożliwi filtrowanie informacji np. do najciekawszych kandydatów, co może zmniejszyć liczbę przeglądanych zgłoszeń -
Zwiększenie jakości i dokładności analizy kandydatów
-
Możliwość zbierania CV również poza oficjalnym czasem aktywnej rekrutacji (email)
-
PR firmy - utrzymywanie kontaktu mailowego z kandydatami, odpowiedź na ich pytania
-
Redukcja manualnego pobierania danych z formularzy, a zwłaszcza załączników by zapisać je na dysku
UiPath products used (select up to 4 items)
UiPath-apps
UiPath-ixp
UiPath-integration-service
UiPath-maestro
UiPath-studio
Automation Applications
Outlook, Jotform, SharePoint
Integration with external technologies
Azure, Integration Service
Sample inputs and outputs for solution execution
Input:
- Email od kandydata (z pytaniem i/lub z CV)
- Uzupełniony formularz zgłoszeniowy na Jotform
Output:
-
Odpowiedź mailowa do kandydata (na pytania i/lub z instrukcją formalnego zgłoszenia przez Jotform i/lub z wskazaniem braków w CV jeśli kandydat załączył CV mailowo i jeśli ma ono braki)
-
Nowy wpis do zestawienia excel na SharePoint „Candidate Base” z ustrukturyzowanymi danymi kandydata z CV i formularza, oceną Agenta dopasowania kandydata (do stanowiska i wymogów Team Leaderów) i załącznikiem CV
- plik CV również wgrany jest do katalogu na SharePoint
- Wpis informacji nt. procesowania do bazy w Data Fabric
- Task w Actions w przypadku eskalacji pytania do pracownika HR