Agent Pageant submission type
Agent for Everyone (UiPath Platform Track)
Full name
Kamil Bojara
Team name
GieniaAutomation
Team members
@MichalBradacz @AleksandraKrzemien @KamilBojara
How many agents do you use
One agent
Industry category in which use case would best fit in (Select up to 2 industries)
Public sector
Complexity level
Intermediate
Summary (abstract)
ivic Care Sentinel to system Intelligent Automation, który skraca czas obsługi wniosków pomocowych z 30 do 5 minut, łącząc empatię AI Autopilot z niezawodnością robotów UiPath RPA.
Dzięki automatycznemu skanowaniu dokumentów (OCR) i rezerwacji wizyt w kalendarzu urzędnika, rozwiązanie uwalnia 2,5 etatu specjalisty i generuje 17 600 PLN oszczędności miesięcznie.
To gotowa matryca Plug & Play dla 2479 gmin w Polsce, która spłaca się w zaledwie 1,7 miesiąca, oddając urzędnikom czas na realną pomoc ludziom.
Detailed problem statement
Bariera Biurokratyczna w Pomocy Społecznej
- Paraliż Operacyjny (Wąskie Gardło): Obecny proces przyjmowania wniosków w Ośrodkach Pomocy Społecznej jest w 100% manualny i reaktywny. Pracownik socjalny poświęca średnio 30 minut na jedną sprawę, z czego większość to powtarzalne czynności: instruowanie obywatela, sprawdzanie kompletności dokumentów i ręczne wprowadzanie danych do systemów. Przy tysiącach wniosków miesięcznie tworzy to paraliż, który odbiera czas na realną pomoc terenową i interwencyjną.
- Wykluczenie Cyfrowe i Bariera Psychologiczna: Tradycyjne formularze urzędowe są pisane skomplikowanym językiem prawniczym, co dla osób w kryzysie, seniorów czy osób z niepełnosprawnościami stanowi barierę nie do przejścia. Prowadzi to do błędów we wnioskach, konieczności wielokrotnych wizyt w urzędzie oraz poczucia wstydu i lęku przed stygmatyzacją, co często zniechęca najbardziej potrzebujących do ubiegania się o należne im wsparcie.
- Brak Standaryzacji i Koszty Ukryte: Rozproszenie informacji (papier, telefon, e-mail) uniemożliwia sprawną logistykę czasu pracy urzędników. Każda niekompletna informacja to dodatkowe połączenie telefoniczne lub pismo, co generuje ogromne koszty operacyjne (OPEX). W skali kraju (2479 gmin) ten nieefektywny model kosztuje budżet państwa setki milionów złotych rocznie, które mogłyby zostać przeznaczone na bezpośrednie zasiłki i wsparcie celowe.
Detailed solution
-
UiPath Apps (Interfejs Obywatela): Aplikacja UiPath Apps stanowiąca punkt styku z użytkownikiem. Zawiera zintegrowane okno czatu oraz moduł do przesyłania załączników. Jest maksymalnie uproszczona, aby nie wykluczać cyfrowo osób starszych.
-
Autopilot & Generative AI (Mózg Operacji - Intent & Slot Filling): Agent AI z System Prompte, user promptem, contextem oraz guardrailsami. Jego zadaniem jest wyłapywanie intencji z potocznego języka, dopytywanie o braki i generowanie czystego, ustrukturyzowanego obiektu JSON.
-
UiPath Document Understanding (Oczy Systemu - OCR): Jeśli użytkownik posiada już wypełniony wniosek, może go przesłać na starcie a agent spróbuje się niego odnieść.
-
UiPath Storage Buckets (Baza Wiedzy): Repozytorium (bucket chmurowy), w którym przechowywane są puste, ustandaryzowane szablony urzędowe (pliki .docx ). Zapewnia to architekturę “Plug & Play” – dodanie nowego wniosku to wgranie jednego pliku.
-
UiPath Unattended Robot (Silnik Wykonawczy): Nienadzorowany robot, który odbiera paczkę JSON, pobiera odpowiedni szablon ze Storage Buckets, mapuje zmienne na tagi w dokumencie i generuje bezbłędny plik wyjściowy. Zapewnia 100% determinizmu w procesie, w którym AI mogłoby halucynować.
-
Integration Service (Logistyka Czasu): Moduł integrujący system bezpośrednio z kalendarzem urzędu (np. Microsoft Outlook / Google Calendar). Odpowiada za sprawdzenie dostępności pracownika socjalnego i rezerwację terminu (tzw. Appointment Booking).
Narrated video link (sample: https://bit.ly/4pvuNEL)
Expected impact of this automation
Redukcja czasu obsługi o 83%. Nienadzorowany robot UiPath generuje w 100% ustandaryzowane dokumenty, uwalniając 416 godzin pracy miesięcznie (2,5 FTE). Co przekłada się na 17 600zł oszczędności miesięcznie per 1000 uzupełnionych wniosków.
UiPath products used (select up to 4 items)
UiPath Agent Builder
UiPath Apps
UiPath Autopilot™
UiPath Studio
Integration with external technologies
Anthropic.Claude.Opus, google/outlook kalendarz (in progress)
Agentic solution architecture (file size up to 4 MB)
Sample inputs and outputs for solution execution
Input - Dane osobowe obywatela
Output - Uzupełniony wniosek (.docx)